Eventmanagement: Der Begriff bezeichnet eigentlich alles, was der Job auch beinhaltet. Jemand hat ein Event geplant, traut sich die Umsetzung jedoch nicht zu – er gibt die Angelegenheit in professionelle Hände, der das Management von der zündenden Idee über die Planung bis hin zur Betreuung der Veranstaltung übernimmt. Dafür ist der Eventmanager beziehungsweise dessen Firma zu entlohnen. Erfolgreiche Eventprofis sind kreative Köpfe, die aber auch das Know How mitbringen, ein Event umzusetzen, wofür es Kontakte zu wichtigen Personen, Firmen und Behörden braucht, aber auch Hintergrundwissen. Alleine am Computer lässt sich ein Event nicht realisieren; dazu braucht es weit mehr an Kompetenz in verschiedenen Belangen. Diese Fähigkeiten kann sich jemand selbst aneignen und einen Schritt in seine Selbständigkeit versuchen – die Alternative mit Erfolgsaussichten ist aber eher ein abgeschlossenes Studium im Eventmanagement.

Das Studium: Eventmanagement und was dazu gehört

Nicht so intensiv, wie in anderen Berufen, dennoch aber unverzichtbar sind Volkswirtschaft und Betriebswirtschaft als Studiengänge, gehörend zu einem Studium, dessen Abschluss der Bachelor im Eventmanagement ist. Zur Betriebswirtschaft gehört zum Beispiel ein Wissenspaket über das Personalwesen, sowohl im eigenen Betrieb, wie auch bei der Arbeit mit Aushilfen, Künstlern und so weiter. Die Volkswirtschaft hingegen behandelt unter anderem den Bereich Marktwirtschaft, wichtig, um Verkaufsstrategien zu entwickeln und ähnliches. Wie sich Jacuzzis am besten präsentieren lassen, aber auch die volkswirtschaftliche Analyse des Marktes im Hinblick auf die Steigerung der Verkaufszahlen des Auftraggebers gehört also zum Aufgabenbereich des Eventmanagers.

Auch in juristische Bereiche schnuppert der Student hinein: Veranstaltungsrecht ist ein weites Feld, in dem es viel zu wissen gibt. Das Erstellen von Verträgen ist in vielen Variationen erforderlich: Mit dem Auftraggeber, mit Catering-Firmen und Künstlern, mit Immobilienbesitzern, die eine Location anbieten; Hier ist eigenes Wissen immer bares Geld wert. Ein Eventmanager, der jeden Vertrag von einem Juristen aufsetzen lassen muss, bezahlt dafür eine Menge Geld – und schmälert somit seinen Gewinn. Da aber auch die eigene Firma der wirtschaftlichen Notwendigkeit unterliegt, Geld zu verdienen, muss kostengünstig gearbeitet werde. Autos sind zu finanzieren, denn ohne Vor-Ort-Termine wird ein Eventmanager nicht auskommen; ebenso wollen die eigenen Mitarbeiter bezahlt werden, sind Rücklagen zu bilden, Expansionen vorzubereiten. Vorfinanzierungen sind ebenfalls manchmal zu tätigen, was bedeutet, dass eine gewisse Liquidität zu jeder Zeit gewährleistet sein muss.

Das Studium zum Eventmanager enthält selbstverständlich auch themenbezogene Fächer: Veranstaltungslogistik, sowie alles zum Thema Marketing und dazugehörige Strategien wird in den Semestern behandelt. Intensiv wird auch in der Öffentlichkeitsarbeit, im Management von Messen und Ausstellungen und im Erstellen von Veranstaltungsbudgets unterrichtet. Des Weiteren müssen soziale Kompetenzen ausgebaut werden; diese sogenannten Soft Skills sind wichtig, wenn es um die Zusammenarbeit mit Kunden, aber auch mit den Besuchern von Veranstaltungen und die Mitwirkenden geht. Bis hinein in den Bereich Moderation reicht die Ausbildung der Studenten. Im Studiengang enthalten ist auch ein mindestens dreimonatiges Praktikum, in welchem der Student zum Beispiel eine Verkaufspräsentation für Wasserbetten vorbereitet, neben einer Bachelor Arbeit, die am Ende des Studiums verfasst werden muss.

Von der Messe bis zum Kongress: Welche Veranstaltungen gibt es?

Der Überbegriff „Event“ beinhaltet ein ziemlich vielschichtiges Feld an Möglichkeiten. Eine Party oder ein Konzert, ein Firmenfest oder ein politisch orientiertes Ereignis können in diese Thematik fallen. Ebenso kann der Auftrag an den Eventmanager aber auch eine Messe oder einen Kongress, also das Treffen einiger Personen, beinhalten. Hier gilt es beispielsweise, geeignete Immobilien als Unterkunft für die Kongressbesucher zu finden, deren Anreise und Abreise zu organisieren, ein Catering zu buchen und viele kleine Aufgaben nebenbei zu regeln. Hier verlässt sich der eigentliche Veranstalter darauf, dass alles reibungslos von statten geht und keine unliebsamen Zwischenfälle den Ablauf des Kongresses stören. Für eine Party braucht es Musik, bei einem Konzert muss der Kartenverkauf übernommen, für die Sicherheit gesorgt und die erforderliche Reklame frühzeitig und ausreichend – alles aber immer im Hinblick auf eine Kosten-Nutzen Rechnung fixiert – an die Öffentlichkeit gebracht werden. Von der kleinen Geburtstagsparty im Familien- und Freundeskreis über die House-Party im Szenelokal bis hin zu großen, wichtigen Veranstaltungen, bei denen es um wichtige Belange beziehungsweise viel Geld geht, sind Eventmanager gefragt.

Wer bucht einen Eventmanager?

Der Sportverein, der seinen erfolgreichen Saisonabschluss mit einer mannschaftsinternen Reise feiern möchte, gibt zum Beispiel die Planung und Vorbereitung dieser Fahrt in professionelle Hände. In etwa wird ein Reiseziel genannt, dazu die Zahl der mitreisenden Personen. Alles weitere wird nun vom Eventmanager erledigt; dazu gehört das Abschließen der Reiseversicherungen, das Buchen von Unterkunft und Flug, Unternehmungen am Urlaubsort und vieles andere. Bei einem Konzert müssen wichtige Verhandlungen mit dem Management der Musiker und Bands geführt werden; danach wird die Location ausgesucht, das Equipment besorgt, eine Security engagiert: Die Kalkulation, dass nach allen Kosten inklusive der eigenen Bezahlung noch Geld übrig bleibt, obliegt nicht selten ebenfalls dem Eventmanager. Die Gefahr, sich zu verkalkulieren ist entsprechend groß. Sponsoren zu finden, Werbepartner in die Finanzierung mit einzubinden und sich somit abzusichern, ist sehr wichtig; alleine der Kostenfaktor für eine bekannte Band und deren Unterbringung beziehungsweise Versorgung kann immens hoch sein.

Das wichtigste: Die Idee für ein Event

Die Kunden kommen zu einem Eventmanager, mit dem Ziel, eine Veranstaltung erstellen zu lassen. Die Grundlage für das Gelingen dieser Veranstaltung muss immer eine sehr gute Idee sein. Hier ist etwas gefragt, das einzigartig ist oder zumindest viele Leute begeistert. Das betrifft nun eine Verkaufsinitiative, zum Beispiel für eine tolle Inselhaube, die in der Küche zum technischen Highlight wird, ebenso aber eine Konzertveranstaltung, bei der Geld verdient werden soll. Für den Verkauf der Dunstabzugshaube gilt es eine Zielgruppe zu finden, die dann durch eine Kampagne angesprochen werden soll. Das Butterfahrten Prinzip ist dabei längst überholt: Damit lockt man niemanden dazu, sein Geld auszugeben. Die erforderlichen Ideen sind sehr unterschiedlicher Natur; sie bilden aber ein Konzept, an dem dann – mit spontanen Änderungen, die sich einfach ergeben – auch festgehalten wird, bis die Veranstaltung oder Messe vorüber ist und ein Resümee gezogen werden kann.

Je nach Idee beginnen dann auch die Vorbereitungen für die Durchführung des Events. Da werden Catering Services kontaktiert, aus deren Angeboten wird eines herausgesucht, das, gemessen an der Leistung und der Qualität, einen günstigen Preis anbietet. Eventuell sind für eine Kollektion Trachten Models zu suchen – über Agenturen, durch ein eigens veranstaltetes Casting oder mit Damen und Herren von der Straße, die bereit sind, für wenig Geld einen Auftritt auf einer Modenschau zu leisten. Die Kosten überschaubar zu halten bei gleichzeitiger Professionalität: Das ist die Kunst des Eventmanagers, vor allem, wenn ein festes Budget zur Verfügung steht, und ein Betrag X, der am Ende übrig bleibt, der Lohn für die Mühen ist. Spart man am falschen Ende, wird die Blamage vielleicht so groß, dass es schwer ist, neue Kunden zu gewinnen. Gibt man zu viel Geld aus, bleibt nichts übrig, außer der Ruhm, ein tolles Event auf die Beine gestellt zu haben.

Kontakte knüpfen und pflegen

Zwei Dinge sind für den Eventmanager sehr wichtig: Das sind zum einen Kontakte zu allen möglichen Dienstleistern, Veranstaltern und Unternehmen, zum anderen aber auch Werbung in eigener Sache. Kontakte braucht es unbedingt zu Sicherheitsunternehmen. Am besten sucht sich der Eventmanager eine kompetente Detektei, die Sicherheitstechnik installieren, einen Wachschutz für Objektbetreuung und zugleich eine Security anbieten kann. Dauerhafte Zusammenarbeit bringt für beide Seiten Vorteile: Das Sicherheitsunternehmen gewährt günstige Preise, hat dafür einen festen Auftraggeber.

Die Werbung für die eigene Agentur ist grundlegend, denn schlechte Publicity kann sich gerade ein Eventmanagement Unternehmen nicht leisten. Ein Reinfall größeren Ausmaßes spricht sich herum, aber auch ein Event, das überaus gelungen ist; das zieht Folgeaufträge nach sich und sorgt für einen guten Ruf der eigenen Firma. War es eben noch eine gelungene Konzertveranstaltung, klopft nach der positiven Presse ein Händler an, der einen neuen Laden für Markenschuhe eröffnen will – er bucht den Eventmanager, um die Vorabwerbung, die Ladeneröffnung und weitere für ihn wichtige Belange in professionelle Hände zu geben.

Catering und Getränke: Eine selbstverständliche Nebensache?

Beinahe schon zur Nebensache wird das Catering für eine Veranstaltung. Bucht ein Kunde die komplette Gestaltung eines Events, so ist es eine nicht erwähnenswerte Selbstverständlichkeit, dass vom Buffet bis zum Mehrgänge Menü alles, was bestellt wurde, auch realisiert wurde. Hier spielen natürlich die Kontakte die wichtigste Rolle. Schon ein kleines Firmenfest kann hier zum Reinfall werden, wenn die Planung nicht stimmt. Ist der Gasgrill zu klein, der 60 oder 70 Angestellte satt machen soll, muss sich die Firmenleitung das anhören. Peinlich, wenn auch noch wichtige Geschäftspartner zum Firmenjubiläum eingeladen sind; die mangelnde Professionalität einer Eventagentur kann sich negativ auf das Unternehmen auswirken, das den Auftrag erteilt hat – ein Folgeauftrag ist ausgeschlossen und jeder, der es hören will, bekommt den Schuldigen genannt.

Gerade beim Essen ist die Toleranzgrenze für Malheurs also sehr niedrig. Die Getränke müssen ausreichend und in der passenden Auswahl vorhanden sein; Champagner statt Bier anzubieten, kann riskant sein. Ebenso muss man als Eventmanager sicher sein, dass das beauftragte Catering Unternehmen nur frische Lebensmittel verwendet, heißes Essen anliefert und auch in Sachen Personal für Bedienung und Theke bestens ausgestattet ist. Durch die gute Auswahl der Partner, mit denen man zusammenarbeitet, verbessert man stets auch den eigenen Ruf. Das ist wichtig, denn Konkurrenz gibt es nur zu viel; schnell ist man im Abseits, wenn auch nur eine Kleinigkeit schiefgeht.