Eventmanagement befasst sich mit den verschiedensten Veranstaltungen, für die auch die unterschiedlichsten Vorgaben zu erfüllen sind. Für ein Firmenfest ist ein gewisses Unterhaltungspotential zu gewährleisten, ansonsten sind hier das Catering und die Getränke neben der Ausgestaltung der Location wohl am wichtigsten. Für ein Scheunenfest muss ein DJ, muss eine Musikanlage geordert werden, ist Security und Kartenvorverkauf zu managen, ebenso wie für ein Konzert einer mehr oder minder bekannten Gruppe. Doch auch Modeschauen, Messestände und diverse themenbezogene Veranstaltungen gehören eventuell zum Terminkalender in einer Eventagentur. Für diese müssen dann Models gesucht und für diese wiederum ein exklusives Dirndl von Trachtenshop.de bestellt werden, damit das Event seinen passenden Rahmen erhält. Die feierliche Eröffnung eines Landhotels, der bayrische Messestand eines Tourismusverbandes aus einer entsprechenden Region: Hier ist die richtige Kleidung das A und O und perfektioniert das Zusammenspiel der restlichen Bestandteile eines gelungenen Konzepts.
Kontakte pflegen erleichtert die Vorbereitungen des Events
Ein Eventmanager hat es oft mit den gleichen Dienstleistern und Mitarbeitern zu tun. Models sind sehr variabel einsetzbar: Letzte Woche noch als Bikini Model auf einer Strandparty mit Modenschau, aktuell unter Vertrag für die Präsentation der Trachten. Da ist es klug, sich auf zuverlässige Partner, wie zum Beispiel Modelagenturen, verlassen zu können, mit denen eine dauerhafte Zusammenarbeit auch wirklich im Sinne beider Parteien ist. Noch besser ist die Lösung, eine eigene Datenbank aus verfügbaren Modellen zur Verfügung zu haben, aus denen dann die passenden Personen nach ihrer Setkarte ausgewählt werden können. Die Models bewerben sich gerne mit Setkarten, wie sie auf http://www.fotograf-wuppertal.de/tag/setcard/ zu sehen sind. Die Bewerbungen müssen allerdings vom Eventmanager entgegengenommen und gesichtet werden – und dann steht auch nicht immer fest, dass die Models nicht gerade zum gewünschten Termin anderweitig ausgebucht sind oder zuverlässig zu den Veranstaltungen erscheinen. Kurzum, selbst eine Modelagentur quasi nebenbei zu betreiben, ist mit viel Aufwand verbunden – einfacher ist es, aus dem Budget, das für das Event zur Verfügung steht, die Models zu buchen – mit Verträgen, die eingehalten werden müssen. Die Modelagentur hat nicht nur Überblick, wer gerade frei ist – sie weiß auch am besten, wer sich in Dirndl und Lederhose selbstsicher und attraktiv präsentieren kann. Es kann gut sein, eigene Models zu beschäftigen, aber noch besser ist die professionelle Zusammenarbeit mit einer seriösen Agentur.
Der große Tag: Die Models müssen perfekt aussehen
Von der Präsentation eines Events hängt der Erfolg ab. Sind nun die Trachten Models zwar hübsch in Dirndl samt Bluse, Schmuck und Trachtenschuhe gepackt, jedoch unprofessionell frisiert und geschminkt, wirkt dies auf die Besucher der Hoteleröffnung, auf die Messebesucher mehr als befremdlich. Solche Kleinigkeiten sind wichtig, weswegen immer Hairstylisten und Make-up Artists beziehungsweise Visagisten vor Ort sind, wo Models auflaufen. Visagisten kümmern sich um das gute Aussehen der Models, sorgen für richtiges Make-up, auch bei schwierigen Lichtverhältnissen und sind daher unverzichtbar. Oft haben sie eigens Schulen besucht, wie etwa diese im Internet unter der Adresse www.visagistenschule.de erreichbare Schule für Visagisten in München.
Es könnte sein, dass ein gewisser Stress entsteht: Die vorbereitete Umkleidezone ist zu knapp bemessen, ein komplettes Dirndl oder eine Schürze für ein Landhauskleid fehlt: hier trennt sich bei einer Eventagentur die Spreu vom Weizen. Wer solche Situationen kaum oder gar nicht meistern muss, hat im Vorfeld alles richtig gemacht. Jeder kommt pünktlich zum vereinbarten Termin, alle Accessoires und Utensilien sind vorhanden, die Location ist perfekt ausgesucht. Ohne Pannen und Hektik wird die Veranstaltung reibungslos über die Bühne gehen: Der Auftraggeber der Eventagentur ist zufrieden, der gute Ruf und eine Empfehlung an andere Kunden sind für den Veranstaltungs-Dienstleister gewiss. Neben dem Booking der Models, deren Ausstattung und Konzeptionierung des Auftritts müssen oft noch viele andere Aspekte abgearbeitet werden, dass eine Veranstaltung wirklich gelingt. Das sind zum Beispiel Pressemitteilungen, im Vorfeld und natürlich als Berichterstattung nach dem Event und viele andere, sehr wichtige Dinge, an die zu denken ist.