Wer sich mit dem Eventmanagement einmal näher beschäftigt, weiß, dass sich dahinter mehr als nur der klassische Partyservice verbirgt. Besonders wichtig in diesem Bereich ist es, die richtige Location zu finden, die natürlich zu dem zugrunde liegenden Event passen muss. Für einen Opernball wird die Location in der ehemaligen Lagerhalle sicher alles andere, als geeignet sein, wohingegen diese optimal erscheint, wenn eine Techno-Party veranstaltet werden soll.
Von der Fabrik-Halle bis zum Bauernhof: Events erfordern Einfallsreichtum
Wie die Beispiele bereits gezeigt haben, brauchen Eventmanager einiges an Kreativität, um wirklich für jedes Event die passende Location zu entdecken. Hier greifen immer mehr von ihnen auf das Internet zurück. So findet man beispielsweise Gewerbeimmobilien auf Privatimmobilien.de, so dass sich hier sicher eine passende Location für die nächste Party, das Konzert oder ähnliches entdecken lässt.
Natürlich ist es hierbei nicht nur von größter Bedeutung, dass die Location zum Event passt, sondern sie darf auch das vorgegebene Budget nicht sprengen. Der Kunde wird in der Regel eine klare Grenze gezogen haben, was die Kosten betrifft, die das Event insgesamt verursachen darf. Da aber das Eventmanagement als solches eben nicht nur daraus besteht, die passende Immobilie zu entdecken, sondern zusätzlich für die Sicherheit und das leibliche Wohl auf der Veranstaltung zu sorgen, müssen diese Kosten ebenfalls mit eingerechnet werden. Wer sich dann für eine zu teure, wenn auch passende Location entscheidet, muss damit rechnen, dass das Budget anderswo gekürzt werden muss. Hier ist also einiges an Verhandlungsgeschick gefragt.
Unterkünfte für Mitarbeiter, Stars und Sternchen finden
Aufgabe einer Eventagentur (mehr dazu auf de.wikipedia.org) ist es auch, sich um die richtigen Unterkünfte für die Stars und Sternchen zu kümmern, die auf der Veranstaltung auftreten werden. Meist arbeitet die Eventagentur ebenfalls mit festen Mitarbeitern zusammen, die dann stets dort untergebracht werden müssen, wo die Veranstaltung stattfindet. Hier gilt es, die richtigen, aber dennoch preiswerten Unterkünfte zu finden. In der Regel arbeiten die großen und erfahrenen Eventagenturen hier mit verschiedenen Hotels zusammen, zu denen sie oft genug schon jahrelange Kontakte unterhalten. So können zum einen geringere Kosten vereinbart werden, zum anderen hat man einen passenden Ansprechpartner; auch für die etwas luxuriöser ausfallenden Unterkünfte für Stars und Sternchen.
Es kann allerdings auch hier durchaus einmal vorkommen, dass aufgrund einer Großveranstaltung in der Stadt alle Hotelzimmer bereits ausgebucht sind. Dieses Problem stellt sich in aller Regel, wenn eine Veranstaltung kurzfristig organisiert werden muss. Hier können die Eventagenturen aber oftmals auf alte Industriebauten zurückgreifen, die sich im Laufe der Jahre zu Locations und Unterkünften entwickelt haben. Für die eigenen Mitarbeiter werden dann auch gerne die allseits bekannten Jugendherbergen gebucht.
Immobilien kurzfristig mieten oder als feste Location einplanen?
Eine der wichtigsten Fragen, die sich einer Eventagentur regelmäßig stellt, ist die, ob sie eine gute Location nur kurzfristig anmieten soll oder diese auch für zahlreiche künftige Events fest mit einplanen soll. Beide Varianten haben durchaus ihre Vor-, aber genauso einige Nachteile. So bietet sich beim Kurzzeitmietvertrag, wie er bei www.die-experten.com vorgestellt wird, das Problem, dass recht hohe Mieten für eine kurze Anmietung gezahlt werden müssen. Darüber hinaus kann es bei kurzfristig geplanten Veranstaltungen durchaus dazu kommen, dass die gewünschte Location bereits ausgebucht ist. Außerdem besteht immer die Gefahr, dass man zwar eine passende Location vor Ort entdeckt, deren Eigentümer aber erst aufwändig ausfindig gemacht werden muss.
Bei länger eingeplanten Locations wird oft auch ein längerfristiger Mietvertrag abgeschlossen oder diese werden gar gekauft. Das bietet zwar die Planungssicherheit, dass die Location für die Veranstaltung jederzeit zur Verfügung steht, allerdings birgt es auch Gefahren. So entstehen bei Mietverträgen Fixkosten, die dann zum Problem werden, wenn die alte Lagerhalle beispielsweise nur ein oder zwei Mal im Jahr für ein Event in Frage kommt. Bei gekauften Objekten ist die Gefahr noch größer, da hier nicht unerhebliche Summen fest gebunden sind und somit weniger liquide Mittel zur Verfügung stehen. Die Wahl für oder gegen eine fest eingeplante Immobilie für verschiedene Events sollte also wohl überlegt erfolgen. Wichtige Aspekte sind die Frage danach, was für Events die Agentur größtenteils organisiert und in welcher Region diese am häufigsten stattfinden.